1. Identificación del Responsable

Razón social: Interfaces Inteligentes

Representante: David Monsalve

Correo electrónico: [email protected]

Sitio web: www.interfacesinteligentes.com

País: Colombia

2. Marco Legal

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia. Al usar nuestros servicios, el titular acepta el tratamiento de sus datos conforme a esta política.

3. Datos Personales que Recopilamos

Según el servicio utilizado, recopilamos:

Datos de identificación

Nombre completo

Número de cédula de ciudadanía

Datos de contacto

Número de teléfono celular (WhatsApp)

Datos del vehículo

Placa del vehículo

Marca, línea y modelo

Clase de vehículo

Documentos

Imágenes del SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia de conducción, tarjeta de propiedad y demás documentos del vehículo y del conductor

Información extraída de dichos documentos (fechas de vencimiento, números de póliza, etc.)

Datos operativos

Manifiestos de carga y cumplidos

Información de viajes (origen, destino, valor del flete, anticipos, saldos)

Registros de gastos (peajes, combustible)

Datos de uso

Historial de conversaciones con el asistente

Fecha y hora de interacciones

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos recopilados se usan exclusivamente para

Prestar el servicio de asistente virtual por WhatsApp para la gestión de documentos y viajes de transporte de carga.

Enviar alertas y recordatorios sobre vencimiento de documentos.

Generar reportes y resúmenes de fletes y viajes solicitados por el titular.

Hacer seguimiento al estado de pagos de fletes.

Mejorar la calidad y precisión del servicio.

Cumplir obligaciones legales y regulatorias.

No usamos sus datos para

Publicidad o mercadeo sin su consentimiento explícito.

Venderlos o cederlos a terceros con fines comerciales.

Perfilar o tomar decisiones automatizadas que afecten sus derechos.

5. Bases Legales del Tratamiento

El tratamiento de datos se fundamenta en:

Consentimiento del titular: otorgado de forma libre, previa, expresa e informada al iniciar el uso del servicio.

Ejecución de la relación contractual: necesario para prestar el servicio solicitado.

Obligación legal: cuando la ley exija conservar o reportar información.

6. Datos Sensibles

Las imágenes de documentos de identidad (cédula, licencia) se consideran datos sensibles conforme a la ley colombiana. Su recopilación es estrictamente necesaria para verificar la identidad del titular y validar la vigencia de los documentos. El titular puede negarse a suministrarlos, pero en ese caso el servicio no podrá prestarse en su totalidad.

7. Encargados del Tratamiento y Transferencias

Para prestar el servicio utilizamos los siguientes proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento:

Todos los proveedores cuentan con políticas de privacidad y seguridad compatibles con los estándares internacionales. Las transferencias internacionales se realizan bajo las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derechos del Titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer los datos personales que tenemos sobre usted.

Actualizar sus datos cuando estén desactualizados o sean inexactos.

Rectificar datos que sean incorrectos.

Suprimir sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades autorizadas o cuando retire el consentimiento.

Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbanos a [email protected] indicando su nombre, número de cédula y el derecho que desea ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, conforme a la ley.

9. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos:

Transmisión cifrada mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones.

Almacenamiento cifrado en reposo en los servicios de nube utilizados.

Acceso restringido a los datos por parte del personal autorizado.

Monitoreo continuo de la infraestructura.

Eliminación segura de datos al ejercer el derecho de supresión.

En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos conforme a los plazos y procedimientos establecidos por la SIC.

10. Conservación de los Datos

Los datos se conservan durante el tiempo que el titular mantenga una cuenta activa en el servicio, más el período adicional requerido por obligaciones legales (máximo 5 años para documentos contables y comerciales, conforme al Código de Comercio colombiano).

Al ejercer el derecho de supresión, eliminaremos sus datos en un plazo máximo de 15 días hábiles, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.

11. Uso de Inteligencia Artificial

Nuestro servicio utiliza modelos de inteligencia artificial para:

Extraer información de imágenes de documentos (OCR asistido por IA).

Interpretar mensajes en lenguaje natural.

Responder preguntas sobre el sector transporte.

Los modelos de IA no toman decisiones autónomas que afecten sus derechos. Toda decisión relevante (registrar un dato, cerrar un viaje, reportar un saldo) requiere confirmación explícita del titular.

12. Canales de Comunicación

Correo electrónico: [email protected]

Sitio web: www.interfacesinteligentes.com

WhatsApp: disponible a través del número del servicio

13. Vigencia y Modificaciones

Esta política entra en vigencia en julio de 2026. Nos reservamos el derecho de actualizarla. Cualquier cambio sustancial será notificado a los titulares por WhatsApp con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en www.interfacesinteligentes.com/datos.